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jueves, 16 de junio de 2011

Tipo De Archivo Segun Su Conservacion

ARCHIVO SEMIACTIVO


Contiene la documentación no activa utilizada ocasionalmente, accesible y cerca del archivo activo.
La documentación archivada concierne a acciones Y estudios terminados, pero todavía en uso para consulta y puede ser considerada como rutinaria (la que, en espera de ser pasada al archivo inactivo, sirve exclusivamente para obtener información de orden cronológico o técnico que necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés que representa para el trabajo cotidiano.





ARCHIVO ACTIVO
Contiene la documentación actual usada frecuentemente, que debe ser accesible a la persona sentada, y situada en proximidad al puesto de trabajo, en un área delimitada por la ley de economía de los movimientos.

                                                         



              ARCHIVO INACTIVO
Contiene una documentación que se refiere a acciones pasadas, utilizada raramente o muy raramente y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico.
Esta documentación está guardada en locales frecuentemente alejados del puesto de trabajo, especialmente adaptados para este fin.
La documentación, en espera de su destrucción, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al control del Estado.

 


ARCHIVO CENTRAL
  • Archivo localizado en un único departamento.
  • Economía en espacio, equipamiento Y personal. Información accesible a todo el personal.
  • Responsabilidad definida y localizada, permitiendo un control en su utilización.
  • La centralización se puede realizar sólo con documentos definitivos.
                                                                





El Archivo Segun El Uso

ARCHIVOS ANUALES
la idea es que se mantengan exclisivamente los documentos del año en curso y que se trasladen , los del año anterior a otra parte del mueble de  los archivos .
todos los archivos que pasen a mas de dos años deben enviarse  a un archivo central con la correspondiente rotulacion.


ARCHIVOS ACTUALIZADOS

Para determinar si un documento debe conservarse en el archivo o bien eliminado , se ddeebe recurrir al criterio de su valor de consulta. que se defina como la prevesibilidad de consulta de un determinado documento, este crioterio determina el plazo de conservacion del documento queq pueda ser;

- indefinido para aquellos documentos de gran im´portancia para la empresa como estatutu social,memoria y balances.

-a mediano plazo cuando su valor de consulta oscila entre 5 y 10 años.

-a corto plazo cuando se guardan aproximadamente dos años.





ARCHIVOS DIGITALES

son aquellos documentos que utilizamos para referirse a cualquier unidad significativa de informacion que haya registrada en un soporte que permite su almacenamiento y su posterior recuperacion. los archivos digitales se clasifican en tres:

-impresos digitales
-digitales para imprimir
-digitales multimediaticos







ARCHIVOS MANUALES

Es el arreglo sistematico de equipos y material que permitan la conservacion de documentos de acuerdo  a un plan establecido siguiendo unos procedimientos especificos;

-sistema natural alfabetico
-sistema de archivo manual numerico
-sistema de archivo manual geografico



El Archivo Segun Su Ubicacion

ARCHIVO ALFABETO
Sistema alfabético:  Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similae al usado en los dicccionarios.  Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.
Ventajas:
La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.
Reglas para ordenar alfabéticamente.  se usan directa o indirectamente encasi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas.  Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal. Aquí se estudiarán las mas usadaen nuestro país.

ARCHIVO NUMERICO

 Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.